Si eres tienes un pequeño negocio, eres freelance, peluquero, o cualquier otro tipo de proyecto personal que tiene una interacción directa con los clientes, WhatsApp puede convertirse en una pequeña pesadilla diaria.
Decenas o cientos de mensajes, notificaciones constantes, fotos, documentos adjuntos, enlaces, videos y una actividad constante que seguramente absorbe gran parte del tiempo.
Hay empresas que deciden no usar WhatsApp, pero sería como decir que no quiero tener un sitio web o que no quiero tener un correo electrónico. No es factible, ya que es una necesidad poder servir a nuestros clientes.
Lo que necesitamos es saber cómo administrar WhatsApp de una forma correcta para que nos ayude y no convertirnos en esclavos de esta aplicación.
Descargar WhatsApp para empresas
Primer consejo. Si tiene una empresa o administras clientes tienes que usar WhatsApp para empresas.
WhatsApp en su versión para empresas ofrece una serie de herramientas que te ayudarán mucho a diario. La primera es que en tu teléfono puede tener dos aplicaciones de WhatsApp y en cada una puede colocar un teléfono diferente. Puede contratar un teléfono virtual o una segunda línea móvil y tener un teléfono asociado en cada WhatsApp.
De esta manera, tu trabajo y su vida personal se separarán.
WhatsApp para empresas es gratuito, puede descargarlo en la App Store o en Android, es muy recomendable separar los mensajes que provienen de los clientes de los que provienen de la familia.
Configurar el perfil de la empresa
Si ya has instalado WhatsApp para empresas, el siguiente paso es configurar el perfil de su empresa.
Puede agregar información sobre su dirección física, correo electrónico, sitio web y, lo más importante, puede agregar horas de servicio al cliente.
Estas horas de servicio al cliente te permiten una cosa más que será muy fácil y es poder agregar mensajes cuando no estés disponible.
Este es un mensaje automático que enviará cuando no estés disponible. Este paso, al agregar una programación y un mensaje predefinidos cuando no estás disponible, te permitirá administrar todos los mensajes que puedes recibir en momentos en los que no estás trabajando.
Mensaje de saludo
El siguiente mensaje predefinido que puede crear es el de bienvenida.
Cuando un nuevo usuario contacte contigo por primera vez o en un intervalo prolongado, recibirá un mensaje de usted de manera predeterminada. Esto alivia en gran medida el posible retraso que tienes al responder a los mensajes. Supon que estás en una reunión, durante el tiempo de la reunión, no contesta el teléfono, todas las personas que le envían un mensaje durante ese intervalo recibirán un mensaje de usted indicando que está reunido o se está reuniendo y que cuanto antes responderá.
Con WhatsApp hay una sensación de tiempo real y respuestas automáticas: Ya que muchas veces no es posible brindar ese tipo de apoyo, tanto el mensaje de "No estoy disponible" como el mensaje de bienvenida te ayudarán mucho a gestionar mejor las expectativas de tus clientes.
Puede indicar en estos mensajes el horario comercial de su sitio web u otros teléfonos de soporte en caso de que su cliente tenga un incidente.
Respuestas Rápidas
Finalmente están las respuestas rápidas. Estos son mensajes predefinidos accesibles a través de atajos de teclado.
Si eres una persona que trabaja mucho con clientes, puedes tener una serie de respuestas ya configuradas que te ayudarán a aligerar mucho tu trabajo diario.
Cómo se devuelve un pedido, cuánto cuestan los servicios, dónde está la oficina, cuánto cuesta un sitio web, cuánto cuesta un masaje, muchas respuestas son siempre las mismas y generalmente son muy cómodas para tenerlas como respuestas rápidas en tu WhatsApp.
Estos tres consejos que tienes disponibles en WhatsApp te permitirán aligerar la carga de trabajo del servicio al cliente en un 50%.
El primer paso como hemos comentado es descargar WhatsApp Business, no lo dudes, es muy útil y te permitirá servir a tus clientes mucho mejor.
