Durante años, las vacaciones ha sido uno de los derechos laborales que ha encontrado circunstancias más peculiares, ya que al mismo tiempo que es uno de los más defendidos, también es de los que más fricciones provoca. Estos descansos que el trabajador disfruta a lo largo del año están concebidos como una garantía básica para la salud física y mental de las personas. Sin embargo, la realidad demuestra que las llamadas vacaciones devengadas y no disfrutadas siguen generando conflictos, reclamaciones y pérdidas económicas tanto para empleados como para empresas.
Tal y como recuerda José Plaza, Product Compliance en PayFit, empresa especializada en el trabajo con las PYMEs, “las vacaciones son un derecho irrenunciable diseñado para garantizar la recuperación del trabajador y su desconexión total, asegurando así tanto su salud y conciliación como la productividad y seguridad de la empresa”. A pesar de este marco legal claro, tal y como traslada Plaza, el desconocimiento y la mala planificación siguen siendo los principales enemigos del descanso efectivo.
¿Qué son las vacaciones devengadas y no disfrutadas?
Las vacaciones se generan de manera progresiva durante la relación laboral. En términos legales, se consideran vacaciones devengadas y no disfrutadas aquellos días de vacaciones que el trabajador ha generado (devengado) por su tiempo trabajado, pero que no ha consumido efectivamente. Según recuerda José Plaza, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que se devengan de forma proporcional al tiempo trabajado, a razón de 2,5 días naturales por mes completo, y que “en ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales”.
Además, la norma, tal y como subraya, es tajante en dos aspectos clave: son un derecho irrenunciable y no pueden sustituirse por compensación económica, salvo en el caso de finalización del contrato. Es decir, la ley prioriza el descanso frente al dinero, excepto cuando ya no es posible disfrutarlo.
¿Se pierden las vacaciones si no se disfrutan?
Una de las dudas más habituales es si las vacaciones no disfrutadas desaparecen automáticamente al finalizar el año natural. No es así, o al menos no siempre. Como explica Plaza, “no de forma automática”. La regla general es que las vacaciones deben disfrutarse dentro del año en que se devengan, pero existen excepciones relevantes. Entre ellas, destacan los casos en los que el trabajador no ha podido disfrutar de sus vacaciones por causas ajenas a su voluntad, como una incapacidad temporal o una situación de maternidad o paternidad. En estos supuestos, “no se pierden por estar de baja y pueden disfrutarse después del alta médica, con el límite de 18 meses desde el final del año de devengo”.
Otra excepción importante aquí tiene lugar cuando la empresa "no ha promovido el disfrute de forma diligente". En estos casos, Plaza alega que si se puede acreditar que no se informó, facilitó y promovió el descanso, el trabajador puede disponer de una base a partir de la cual reclamar los días no disfrutados. Un punto importante aquí, también, son los convenios colectivos, los acuerdos internos o incluso lo que se conoce como derecho adquirido, cuando una práctica empresarial se ha repetido durante años.
El derecho a reclamar y los plazos
Las vacaciones no disfrutadas no solo afectan al descanso, sino también al bolsillo. Según la normativa laboral, aunque debe hacerse dentro de unos límites temporales claros, la reclamación es posible. El plazo de prescripción general es de un año desde que finalizó el año natural correspondiente o desde la fecha de finalización del contrato.
Así, desde Payfit señalan que en el caso de que el contrato haya terminado y las vacaciones no hayan sido liquidadas, el trabajador puede reclamar el pago siempre que se cumplan ciertos requisitos, como podrían ser que la empresa no haya facilitado su disfrute efectivo, que exista documentación que acredite el derecho y que el trabajador haya solicitado expresamente el disfrute. En situaciones de empleados con contrato en vigor, las reclamaciones pueden estar vinculadas tanto al derecho a disfrutar de los días pendientes como a la negativa injustificada de la empresa a concederlos. El límite temporal para acudir a la vía judicial es de un año, mientras que si se procede a través de la vía administrativa, a través de mediación o Inspección de Trabajo, el plazo se amplía hasta tres años.
¿Qué ocurre cuando el contrato termina con días pendientes?
Cuando la relación laboral finaliza, la ley sí permite convertir las vacaciones en dinero. “Si te vas de la empresa o se acaba el contrato, las vacaciones que has generado, pero no has disfrutado, se deben retribuir”, explica Plaza. Este se trataría, según el Product Compliance en PayFit, de uno de los pocos supuestos en los que el descanso puede ser compensado económicamente.
Eso sí, Plaza recuerda que el cálculo no puede hacerse de cualquier manera. Uno de los errores más frecuentes es basarlo solo en el salario base. La normativa, en este sentido, es clara al exponer que el trabajador debe percibir lo mismo que recibiría si estuviera trabajando, incluyendo los conceptos salariales habituales como pluses o complementos fijos. Además, algunos convenios colectivos tienen en cuenta el salario variable de los meses anteriores o fijan importes concretos para esos días.
Errores habituales y cómo evitarlos
José Plaza apunta a que la falta de planificación es el denominador común de la mayoría de conflictos. Así, expone que desde el lado de las empresas, los errores más frecuentes incluyen no fijar un calendario anual, carecer de sistemas de control, no documentar las solicitudes o permitir durante años el disfrute fuera de plazo para luego intentar cambiar la norma de forma unilateral.
Por su parte, en relación a los empleados también explica que hay prácticas de riesgo como acumular demasiados días para final de año, “auto concederse” vacaciones sin confirmación, no documentar solicitudes o desconocer que las vacaciones pueden trasladarse en casos de baja médica o maternidad.
Desde PayFit, la recomendación es clara: “mantener un registro digital actualizado de días pendientes, solicitudes y aprobaciones; evita conflictos posteriores”. La digitalización, una política clara y la planificación proactiva se presentan como herramientas clave para garantizar que un derecho fundamental no acabe convertido en un problema legal.
