La digitalización de un tema trascendental como es la gestión de la vida laboral y de las nóminas es algo que está costando más quen en otros procesos y en la mayoría de compañías aún se hace de forma arcaica. Mientras que en Europa el 32% de las empresas utilizan software propio para la gestión de nóminas, solo un 29% de las empresas españolas optan por esta opción ¿Qué ventajas se está perdiendo el 71% restantes? O, por el contrario, ¿es mejor tener plataformas externas para la gestión de nóminas? Hablamos con la directora de marketing de la empresa tecnológica Payfit España sobre qué alternativas hay esa gestión anticuada y cuáles son sus princiopales ventajas. Y empezamos por la principal cuestión? ¿Por qué digitalizar la gestión de nóminas? 

Gloria Martínez explica que son numerosas ventajas las que se pierden, pero si tenemos que listar las 3 principales son las siguientes:

  • Autonomía
    • Control total: las obligaciones legales están actualizadas, el empleador recibe orientación a través de la plataforma, puede realizar pruebas y… ¡Prescindir de su asesor contable!
    • Centralización: el empleador es autónomo porque todo se encuentra en un solo lugar, gracias a las integraciones (tickets de restaurante, seguros, contabilidad, etc.).
    • Desafío estratégico: gestionar toda la nómina con completa autonomía, con la ayuda de simulaciones y proyecciones (contrataciones, aumentos salariales, etc.).
  • Simplicidad y modernidad
    • Fiabilidad: menos errores gracias a un proceso simple y automatizado.
    • Eficiencia: libera tiempo gracias a una experiencia de producto fluida, intuitiva y automatizada.
    • Modernización: guiar a las pequeñas y medianas empresas en sus procesos de digitalización en una sociedad ágil, multicanal, instantánea y conectada.
  • Accesibilidad
    • Comprensión: hacer que la nómina sea accesible para los no expertos.
    • Permite acceso directo a la gestión de nóminas (sin necesidad de externalizar). 
    • Control en tiempo real, los cambios reflejados al momento.
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Partiendo de lo evidentes que resultan las ventajas para el empresario a la hora de utilizar una herramienta de gestión de nóminas, ¿qué beneficios encontraría el empleado en plataformas como las de PayFit? 

  • Facilitar la comprensión y permitirles tomar decisiones sobre su remuneración.
  • Hay más entendimiento, por tanto, aumenta la confianza entre empleado y empleador.
  • Claridad en su información que concluye en empoderamiento para tomar decisiones educadas.
  • El empleado tiene toda la información a su alcance, de inmediato y sin intermediarios

En definitiva, ofrecer transparencia en la nómina, claridad y accesibilidad al documento empodera al empleado y lo acerca su empleador.

 

Desde Europa se ha instado a las empresas a que simplifiquen los contratos y las nóminas con términos más claros y condiciones más transparentes. Desde la posición de expertos, ¿cómo habéis visto desde PayFit esta transición en las empresas?

El cambio está costando porque a pesar de que las nóminas son clave para el empleado, la empresa y la sociedad en general, siguen estando muy arraigadas a procesos arcaicos y anticuados. Es una pena que esta área pueda quedarse atrás teniendo en cuenta su relevancia ya que son la principal conexión transaccional entre empleados y empleadores, con individuos que pasan el 50% de sus vidas trabajando.

Además, la nómina también es una base importante para una empresa, simboliza la contratación de los primeros empleados y el crecimiento empresarial. Para los empleados el salario se encuentra en la base de la Pirámide de Necesidades de Maslow. Es esencial si queremos progresar y convertirnos en personas seguras, felices y realizadas.

La ‘realización’ comienza con el salario,  culturalmente, el trabajo define el estatus, la identidad y la seguridad.

 

En PayFit si le hemos puesto atención y por eso a final del 2023 lanzamos la nueva nómina con un resumen visual y adaptado a los tiempos actuales sin perder la oficialidad y la legalidad de la hoja de salario. Ofrecemos una primera página que contiene el resumen de la nómina de forma muy visual, con gráficas y adaptada a los tiempos actuales, también la explicación del IRPF y el porqué del cambio (ejemplo, un bonus) y las vacaciones y ausencias disfrutadas ese mes.  Una segunda página que contiene la nómina oficial marcada por el ministerio de trabajo y que cumple con todos los requisitos legales, pero con algunas modificaciones como subrayados y colores ligeros para facilitar su comprensión.  En sí, una nómina siempre debe contener datos identificativos, devengos donde se incluyen todos los conceptos que se perciben, deducciones (que son los que no descuentan de la nómina), sueldo bruto, y obviamente el neto, también es obligatorio que se incluyan los costes de empresa. 

En término generales, estos son los requisitos para que una nómina sea fácilmente comprensible, cercana, adaptada a los tiempos actuales y que por supuesto siga estando dentro de la legalidad.

 

¿Se ha quedado la sociedad española obsoleta en el ámbito de la gestión de nóminas? 

Obsoleta quizás es decir mucho, creo que depende mucho del sector. Empresas tecnológicas o de servicios están adoptando la digitalización de las nóminas muy positivamente y no conciben otra forma de hacerlo, pero es cierto que digitalizar la gestión de nóminas para empresas de sectores más tradicionales es un poco más complejo, sobre todo por la relación con sus gestores. Hemos visto casos que, aun teniendo deficiencias en el proceso, prefieren mantenerlo a la antigua usanza por mantener la relación con ellos.

Aprovecho para decir que digitalizar las nóminas no implica eliminar la relación con el gestor, de hecho ellos son muy necesarios para otro tipo de tareas que aportar mucho más valor, no la tarea burocrática en sí de generar nóminas. 

La sociedad española está cambiando su comportamiento sobre la temática de nóminas: somos libres de hablar sobre dinero y salario; temas que se están volviendo menos tabú. La sociedad quiere entenderlo mejor y hablar abiertamente sobre ello.

Digitalizar las nóminas no implica eliminar la relación con el gestor". Gloria Martínez, Directora Marketing PayFit España.

También la comunicación externa, los medios de comunicación y las marcas están cada vez más hablando sobre la nómina y educando sobre gestión de finanzas personales.Es fundamental que las empresas hagan el paso y digitalicen la gestión de nóminas para ser competitivas con las expectativas de la sociedad y más concretamente de los empleados de nuestro país.

¿Tienen miedo las empresas a iniciar el proceso de migración de datos de las nóminas a plataformas como PayFit?

No es miedo, pero les preocupa, y me parece lícito que les preocupe. De hecho, la seguridad y protección de datos es fundamental y una prioridad para PayFit.

En PayFit, la seguridad de los datos de nuestros clientes y sus empleados es nuestra prioridad y trabajamos para que todas las empresas estén protegidas. PayFit está certificado por la ISO 27001 por un auditor independiente. Esta seguridad la trabajamos desde 4 áreas principales incluyendo la propia seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Ahora que la IA está tan en auge, ¿os apoyáis en ella para mejorar vuestro servicio? 

Claro. La IA ya no es el futuro, es el presente, y la ventaja competitiva ya no está solo en el producto que una empresa ofrece, o en como de digitalizada está sino que la ventaja competitiva se encuentra ahora en cómo cada empresa usa la IA y la aplica en su modus operanding.

Nosotros ya implementamos la IA en el 360 de nuestro negocio y pasando por todas las áreas, desde producto, hasta marketing, atención al cliente, etc.

 

¿Qué procesos crees que aún deben mejorarse desde plataformas como la vuestra?

No puedo decirte un proceso concreto, pero sí que considero que nos hace falta trabajar en poder adaptarnos mejor a casos muy específicos de empresas que tienen nóminas muy complejas, con mucha rotación o con horarios laborales fuera de los estándares.

Desde PayFit, ¿qué información que a día de hoy no aparece en las nóminas crees que debería aparecer para mejorar la experiencia del empleado?

No quiero ser arrogante, pero en cuánto a nóminas lo tenemos todo y no falta nada a día de hoy, incluido la experiencia del empleado. Es normal puesto que las nóminas son nuestro “core”, el know-how de la compañía y la especialización y recursos dedicados tiene sus frutos. Como decía anteriormente, ofreciendo a los empleados lo que necesitas: una hoja de salario adaptada a nuestros tiempos que ofrece transparencia, comprensión, sin errores y accesible en todo momento garantizamos una experiencia satisfactoria.  

¿Ahora bien, podemos mejorar? Por supuesto, pero pienso que la mejora no se centra en corregir “deficiencias” sino en seguir adaptándonos a las necesidades de nuestros clientes y de sus empleados para que la relación con ellos sea satisfactoria, fuerte y de confianza. 

¿Qué es lo que más demandan (y agradecen) las empresas que recurren a plataformas como la vuestra?

  • Ahorro de tiempo: Con PayFit las personas de  RR. HH. ahorran hasta un 90% del tiempo dedicado a generar las nóminas, gracias a la automatización de procesos burocráticos como la solicitud de documentos pueden dedicar menos de 60 minutos al mes a la mencionada tarea.
  • Prevención de errores, control y autonomía: además la digitalización de las nóminas previene errores y da autonomía y esto último es clave porque es una de las bases de la eficiencia, la palabra favorita de las empresas competitivas. La autonomía nos permite ganar control en los procesos sin depender de terceros.

Estas demandas que se satisfacen gracias al uso de PayFit van muy alineadas con las expectativas que tienen las empresas que empiezan su transformación digital. 

En nuestro último estudio con YouGov, las empresas nos han contado que los 3 principales beneficios que esperan de la digitalización de sus negocios son: 

  • 45,4% - el ahorro de tiempo
  • 38,1% - la simplificación de los procesos administrativos y de gestión diaria
  • 31% - el aumento de la productividad