La sostenibilidad empresarial no solo se mide en huella de carbono o consumo energético. También depende de cómo se organizan los equipos, cómo se gestiona el tiempo de trabajo y cómo se utilizan los recursos humanos de forma eficiente. Y "fichar" se ha convertido en una palanca fundamental para gestionar el equilibrio entre vida personal y vida profesional. Adiós al control, hola a la gestión.
Así me lo explica Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC, para quien la digitalización de los recursos humanos es una palanca clave de este cambio. “Hablar hoy de control de horarios es casi obsoleto. Lo que hacemos es gestión de tiempos”, explica con un acento en el que predomina su raíz argentina, pero matizado por el paso por un buen número de países.
Tareas que antes requerían formularios, firmas y múltiples intermediarios hoy se resuelven desde una aplicación móvil
Dos Reis habla con la soltura de quien ha conocido de cerca el negocio de varios de los 40 países en los que opera su compañías y con el apasionamiento de quien ama su profesión.
Digitalización para reducir burocracia y ganar eficiencia
Cuando le pregunto, describe una transformación profunda en los procesos internos. Tareas que antes requerían formularios, firmas y múltiples intermediarios hoy se resuelven desde una aplicación móvil. “Solicitar vacaciones, comunicar una baja o cambiar un turno ahora es inmediato y automático”, detalla.
Esta agilidad permite reaccionar rápidamente ante imprevistos y reorganizar recursos sin sobrecargar a los equipos, según explica. Pone el ejemplo de hospitales con miles de empleados que pueden predecir qué pefiles van a ser más necesarios en fechas o temporadas concretas del año.
Flexibilidad laboral: más valor para el empleado, más complejidad para la empresa
La flexibilidad horaria, el teletrabajo y los modelos híbridos cada vez son más normales en muchos sectores. “Cada vez se mira más al colaborador”, afirma Dos Reis, para quien el enfoque de los recursos humanos tienen que ser las personas.
Sin embargo, esta flexibilidad implica una mayor complejidad organizativa. “O incorporas más personas para gestionarlo o utilizas tecnología”, afirma.
Protección de datos y confianza
La digitalización también ha ido acompañada de una mayor protección de la privacidad. “Hoy cada persona ve solo los datos que necesita ver. La normativa de protección de datos ha sido clave para este avance”, explica.
La biometría se utiliza cada vez menos y solo cuando es estrictamente necesaria, para reforzar la confianza de los trabajadores en los sistemas digitales. Me cuenta que cada perfil que accede a sus aplicaciones, tiene acceso a unos datos específicos. Así, se garantiza la privacidad de los empleados.
De hecho, la biometría fue uno de los retos con la llegada del Covid. En muchas empresas se había adoptado ya la huella dactilar como forma de acceso y fichaje. Pero, con las medidas para evitar contagios, tuvo que darse respuesta de forma inmediata. Aunque Grupo SPEC cuenta con software y hardware propios, en esta ocasión tuvieron que echar mano de la tecnología china, que había tenido meses para desarrollarse antes de que la pandemia se extendiese al resto de países.
De controlar a cuidar: prevenir el desgaste profesional
Para Dos Reis, la gestión del tiempo no debe servir para vigilar, sino para cuidar. “Una persona que trabaja 12 o 14 horas al día no es sostenible”, afirma.
Muchas empresas utilizan estas herramientas para detectar excesos de jornada, prevenir el agotamiento y fomentar la conciliación. “El objetivo es equilibrar, no controlar”, subraya.
Quizá por eso, cada vez se tiende más a usar aplicaciones móviles, en lugar de tarjetas físicas que se pierden o, incluso, se intercambian entre diferentes personas, lo que dificulta esa gestión personalizada.
Trabajar por objetivos y anticipar necesidades
Aunque existen sectores con horarios rígidos, la mayoría de las organizaciones tiende a trabajar por objetivos. En este contexto, la planificación de turnos permite anticipar necesidades futuras. “La planificación te ayuda a saber cuántas personas vas a necesitar según campañas, estacionalidad o incluso la climatología”, explica Dos Reis.
Esto permite optimizar recursos, reducir costes y mejorar la experiencia tanto del empleado como del cliente. Por suerte, hoy en día tenemos la tecnología necesaria para poder hacerlo de forma eficaz.
Innovación constante en un entorno cambiante
La trayectoria internacional de Dos Reis, argentino afincado en Barcelona desde hace 6 años, le ha permitido vivir de primera mano la evolución tecnológica y normativa del sector. “La pandemia, el GDPR y los cambios regulatorios nos obligan a adaptarnos constantemente. No hay un único hito, es una evolución continua”, resume cuando le pregunto cuál ha sido el cambio fundamental del sector, desde que comenzó su carrera.
Con clientes que van desde pequeñas empresas hasta organizaciones con decenas de miles de empleados, este CEO que ya no ficha, porque no se lo permite la ley (explica entre risas) es consciente de que Grupo SPEC tiene una responsabilidad clara. “Nuestra obligación es ofrecer herramientas que ayuden a las empresas a trabajar mejor y a las personas a conciliar”, concluye.
