Los notarios en España gestionan un volumen masivo de información y trámites a través del índice único informatizado, el cual constituye la segunda mayor base de datos del país, superada únicamente por la de la Agencia Tributaria. Contiene aproximadamente 174 millones de documentos y datos reales de más de 47 millones de personas físicas y casi 3,5 millones de personas jurídicas. Por otro lado, se calcula que cada año se realizan cientos de miles de poderes otorgados entre particulares y miles de constituciones de sociedades de responsabilidad limitada, un proceso en el que intervienen notarios y, normalmente, gestores administrativos.
Son cifras dadas a conocer durante la presentación por parte del Consejo General del Notariado y el Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos de España de un nuevo sistema de interconexión profesional que busca simplificar y acelerar determinados trámites notariales online para ciudadanos y empresas. La iniciativa permitirá realizar actuaciones jurídicas desde gestorías administrativas conectadas directamente con la Sede Electrónica Notarial, manteniendo todas las garantías legales y la seguridad jurídica.
La nueva plataforma permitirá constituir sociedades, otorgar poderes y realizar otros actos notariales sin desplazamientos, conectando digitalmente a notarios y gestores administrativos a través de un sistema seguro y coordinado. Esta herramienta será especialmente útil para pymes y ciudadanos a los que, por distintos motivos, les resulte complicado desplazarse. La única acción que tiene que hacerse de forma presencial, en sede notarial, afecta al propio notario, pero puede conectarse a través de videoconferencia con la persona afectada, quien podrá firmar, por ejemplo, un poder en unos 4 minutos o la constitución de una sociedad en apenas 8 minutos.
Así se pudo comprobar este jueves durante la presentación del sistema. Ambas actuaciones se llevaron a cabo mediante videoconferencia, firma electrónica cualificada y conexión segura con la plataforma GENOE, desarrollada para facilitar la colaboración entre ambos colectivos profesionales.
El objetivo de esta herramienta es acercar los servicios notariales y jurídicos a cualquier punto del territorio gracias a la extensa red de gestores administrativos existente en España. El sistema permitirá a ciudadanos y empresas iniciar y completar determinados trámites desde una gestoría, su domicilio, una residencia, un hospital o incluso desde el extranjero, siempre acompañado y asesorado por su gestor administrativo y con el asesoramiento imparcial, control de legalidad y autorización del notario elegido.
Un sistema pionero
Concepción Pilar Barrio Del Olmo
La presidenta del Consejo General del Notariado, Concepción Pilar Barrio Del Olmo, señaló que “los notarios llevamos muchos años demostrando que la seguridad jurídica no impide el dinamismo que exige la sociedad actual, sin que suponga costes, en tiempo y dinero, o burocracia para pymes, autónomos y para la ciudadanía en general”. Asimismo, destacó el papel pionero del notariado en la digitalización en España y cómo esa experiencia ha permitido integrar su plataforma con la de los gestores administrativos.
Fernando Jesús Santiago Ollero
Por su parte, el presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos de España, Fernando Jesús Santiago Ollero, destacó que “no estamos simplemente ante una nueva herramienta tecnológica; estamos ante una nueva manera de acercar la seguridad jurídica a los ciudadanos”. Asimismo, subrayó que “la verdadera transformación digital no consiste únicamente en hacer los trámites más rápidos, sino en hacerlos más humanos, más accesibles y cercanos para quienes más dificultades tienen para relacionarse con la Administración y con determinados servicios jurídicos. Esto es parte de la justicia social”.
Uno de los principales objetivos del nuevo sistema es mejorar el acceso a los servicios notariales digitales en zonas rurales y despobladas, así como facilitar la realización de trámites a personas mayores o con movilidad reducida. Para ello, la plataforma incorpora sistemas avanzados de identificación y firma electrónica, además de la posibilidad de emitir certificados digitales tanto por parte de gestores administrativos como de notarios, ambos habilitados como autoridad de registro.
Entre los actos jurídicos que podrán realizarse de forma online figuran la constitución de sociedades, distintos tipos de poderes notariales, revocaciones de poderes, pólizas mercantiles, modificaciones societarias y determinadas actas autorizadas legalmente mediante videoconferencia.
La jornada también sirvió para reivindicar la colaboración institucional entre notarios y gestores administrativos como una vía para modernizar la prestación de servicios a ciudadanos, autónomos y empresas. El cierre del acto corrió a cargo del director de la Agencia Estatal de Administración Digital, Juan Jesús Torres Carbonell, quien felicitó a los impulsores del proyecto y aseguró que “no estamos sólo ante una mejora técnica, sino ante un salto cualitativo en la forma en que colaboran los operadores jurídicos y administrativos en nuestro país, creando modelos más conectados, seguros y eficientes”.
Juan Jesús Torres Carbonell
Asimismo, destacó que España está por encima de la media europea en digitalización y defendió la necesidad de aprovechar las nuevas tecnologías para facilitar la vida de ciudadanos y empresas.
Eso sí, también advirtió de la importancia de mantener una administración accesible para todos los perfiles de usuarios: “Millones de jóvenes nativos digitales demandan un acceso ágil y flexible a servicios públicos como el DNI o la tarjeta de transporte. Por otro lado, otros millones de usuarios eligen mantener alternativas analógicas o asesoramiento en su acceso a los servicios públicos. La administración debe escuchar y atender ambas realidades y garantizarles igualdad de trato. De ahí el valor de la apuesta por una administración multicanal que sea digital, presencial y telefónica al mismo tiempo y que no deje a ningún ciudadano en el camino sin atender en este proceso de digitalización”.
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