En un momento en el que las pequeñas y medianas empresas buscan reducir costes y mejorar su eficiencia, el consultor Héctor Manuel Montero Rodríguez ha elaborado una guía con cinco herramientas digitales gratuitas que cualquier PYME puede empezar a usar de inmediato. Su objetivo es claro: ayudar a automatizar procesos cotidianos sin necesidad de realizar grandes inversiones.
Con experiencia en la asesoría de más de cien emprendedores en América Latina, Montero plantea que la clave no está en acumular programas, sino en elegir solo aquellas plataformas que realmente resuelven problemas concretos del día a día. “Una PYME no necesita cien herramientas. Necesita cinco bien utilizadas que realmente resuelvan sus problemas diarios”, afirma.
Organización de tareas con Trello
La primera de las recomendaciones es Trello, una aplicación diseñada para gestionar proyectos de manera visual. Permite crear tableros donde cada miembro del equipo puede añadir y mover tarjetas con las tareas que tiene pendientes, en proceso o finalizadas. Este sistema facilita que todos tengan una visión clara del avance de los proyectos y que las responsabilidades estén bien definidas. Para pequeñas empresas, puede ser útil tanto en la gestión interna como en la coordinación con proveedores o clientes.
Diseños rápidos y eficaces para tu PYME con Canva
Otra de las herramientas señaladas es Canva. Se trata de una plataforma de diseño gráfico que funciona directamente en el navegador y no requiere conocimientos previos. Ofrece plantillas para redes sociales, presentaciones, carteles o materiales publicitarios. Gracias a su uso sencillo, permite que cualquier persona del equipo pueda crear contenidos visuales atractivos sin depender de diseñadores externos, lo que significa un ahorro de tiempo y recursos.
Centralizar la información en un solo lugar con Notion
Notion es la tercera propuesta. Su función principal es la de concentrar en un solo lugar documentos, notas, calendarios y bases de datos. De esta manera, una PYME puede organizar toda su información sin depender de varias aplicaciones distintas. La plataforma también permite personalizar espacios de trabajo y compartirlos con el equipo, lo que facilita la colaboración y la búsqueda rápida de datos relevantes.
Trabajo colaborativo en Google Workspace
En cuarto lugar, Montero destaca Google Workspace, un conjunto de herramientas que incluye Gmail, Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo y otras aplicaciones en línea. Su ventaja está en que varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en un mismo archivo, lo que agiliza la edición y el intercambio de información. Para pequeñas empresas con equipos que trabajan a distancia, esta opción resulta especialmente útil.
Comunicación con clientes a través de WhatsApp Business
La quinta recomendación es WhatsApp Business, la versión de la popular aplicación de mensajería pensada para empresas. Permite automatizar respuestas, crear catálogos de productos y establecer un perfil profesional con horarios de atención. Así, las PYMES pueden mantener una comunicación directa y ordenada con sus clientes sin necesidad de instalar sistemas de atención más complejos.
Una transformación práctica a través de herramientas digitales
“El objetivo no es digitalizar por digitalizar, sino elegir herramientas que permitan ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la productividad sin afectar la operación del negocio”, explica Montero.
Su guía, disponible en su sitio web, incluye ejemplos prácticos y recomendaciones para que cada emprendedor pueda identificar qué plataformas encajan mejor con su sector y nivel de digitalización. Con ello, busca que las PYMES den pasos concretos hacia la transformación digital de manera gradual y sin complicaciones.
