Una de las preocupaciones fundamentales al momento de afrontar estos días de cuarentena es la gestión de aplazamientos o cancelaciones de eventos culturales, una actividad comercial considerada como “no esencial”. En este sentido, prima el interés de los consumidores que sienten necesario solicitar reembolsos, ser compensados por ese producto cultural adquirido que tal vez no puedan disfrutar en el momento previsto. Ya sea porque el artista ha cancelado su gira indefinidamente o simplemente porque los centros culturales no pueden abrir sus puertas ante la prohibición actual de convocatorias sociales, lo importante es evitar la propagación masiva del coronavirus.

La reputación de empresas que promocionan eventos culturales corre el riesgo de verse afectada por su gestión en el aplazamiento de los mismos y, en caso necesario, por su gestión en la devolución de entradas.

Ticketing o compra de entradas por internet

Hoy en día nos parece normal comprar entradas a través de internet en plataformas de “ticketing”, y hasta hace relativamente pocos años los recintos con programación regular de entretenimiento, promotores y también artistas, se ataban a contratos de exclusividad con un canal de venta específico. Dicha condición se exigía para que el producto obtuviera tales o cuales ventajas de promoción y publicidad entre los operadores afiliados al portal de venta de entradas online. Este modelo no siempre cumplía con las expectativas ya que habitualmente no era suficiente para llenar el aforo, por lo que la satisfacción de los artistas o promotores se veía mermada.

Es entonces cuando desaparecen dichas exclusividades y el promotor opta lógicamente por vender sus entradas en cuantos más canales mejor, provocando que estos canales entren en una especie de guerra por vender más que otros para obtener la mayor cantidad de comisiones posible.

Si bien, con esta práctica el promotor obtenía más ventas, también se convirtió en un dolor de cabeza al momento de monitorizar el volumen de entradas vendidas, evitar duplicidades y controlar el aforo del recinto.

A cada problema, una solución. Aquellas personas que llevaban años en el sector, incluso liderando canales de venta de entradas, han empezado a desarrollar sistemas que permiten al promotor tener la gestión íntegra, el control absoluto de su producto y, además, mantener el apoyo de los canales de venta habituales en España. Una de estas personas es Arlette Abouchedid Prieto, Project Manager de QwantiQ, con quien conversamos sobre la solución que han desarrollado.

Cómo vender entradas en tu propia web 

QwantiQ es una plataforma de venta de entradas online formada por un equipo de profesionales de ticketing y marketing que han desarrollado su trayectoria en las principales empresas de venta de entradas de España. Nos comenta Arlette, que en esta nueva era del “yo me lo guiso, yo me lo como”, el promotor “gestiona directamente un sistema en el que pone a la venta entradas de uno o más eventos en su propia web, y toda la recaudación va a parar directamente a su cuenta ya que el Terminal de Punto de Venta (TPV) es suyo”.

Arlette también resalta la importancia de incrementar la venta de entradas a través otros canales oficiales “y lo puedes hacer olvidándote de gestionar el reparto de cupos, ya que dichos canales se conectan directamente al sistema del promotor, cantidad limitada por el aforo del recinto y que puede condicionar contra aforo único general o bien repartir dicho aforo a su gusto entre los canales de su preferencia”. Nuevamente, aquí lo importante, añade Arlette, es que “la recaudación de la venta de entradas en todos aquellos canales integrados a QwantiQ va a una misma cuenta asociada al TPV del promotor”.

Cómo sería la devolución de entradas por el coronavirus

En base a la situación actual de la crisis del coronavirus que se está viviendo España, Arlette nos explica cómo sería la gestión de devolución de entradas a través de QwantiQ, poniendo como ejemplo un grupo que gestiona varios teatros en Madrid y otros tantos en el resto de España, que se ha encontrado con más de 400 eventos cancelados y más de 7000 compradores a los que deben reembolsar el precio de la entrada.

Al estar conectado el sistema de QwantiQ a una única cuenta asociada al TPV del promotor, la gestión en la devolución de entradas se realiza rápida e eficientemente, sin el retraso que conlleva contactar uno a uno cada canal de venta relacionado al producto final. “El promotor abre su sesión dentro del sistema, selecciona todos los compradores en caso de cancelación del evento, o uno a uno en caso de aplazamiento donde solo algunos soliciten la devolución, y puede reembolsar directamente el precio de la entrada a la misma tarjeta con la que cada cliente haya realizado la compra y, además, puede enviarle un email confirmando el reintegro a su tarjeta y los motivos de la cancelación”.

Otro punto importante, nos comenta Arlette, es la atención al cliente: “Aunque al principio pueda parecer tedioso, esta tarea queda de parte del promotor, lo que permite que se relacione directamente con sus clientes y no dejar en manos ajenas esa relación.

Así resulta más sencillo hacer este tipo de gestiones, sin tener que llamar a cada uno de los canales, sin tener que ir resolviendo individualmente caso a caso cada una de las incidencias”.

“Puede dar la impresión de resultar un proceso difícil”, continúa Arlette, “no obstante, la interfaz es sencilla e intuitiva. Se puede acceder al módulo de backoffice y gestionar todo desde cualquier dispositivo con acceso a internet y de esta manera estar conectado 24/7 con tu producto y cliente. A corto plazo, te sorprenderá el poder de controlar tu producto y, por supuesto, el beneficio económico que puede llegar a generar, aparte de cuidar la reputación e imagen de tu marca al gestionar eficientemente este tipo de situaciones inesperadas”.

En tiempos de crisis, mantener el control de todo el proceso de venta de tu producto y cuidar la relación con el cliente final adquiere una especial relevancia.

Inti Pérez Minaya es Socio fundador de Thinkymedia. Director de proyectos multimedia y promotor de festivales internacionales.

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