Cómo trabajar como asistente virtual

El mundo laboral ha cambiado con la consolidación de los modelos de trabajo telepresenciales e híbridos. Durante los últimos años han surgido nuevos puestos, mientras que otros más convencionales se han transformado. En este artículo te explicamos cómo trabajar de asistente virtual y por qué esta alternativa profesional se ha convertido en una de las opciones más demandadas.

¿Qué es un asistente virtual?

Lo primero que haremos es definir qué es un asistente virtual. Estos profesionales se dedican a prestar servicios de apoyo administrativo o técnico a una persona o empresa de forma online.

Los asistentes virtuales establecen relaciones telemáticas con sus clientes, y desempeñan sus funciones utilizando distintas herramientas y plataformas online. Es, en cierta forma, la adaptación del puesto de trabajo de asistente ejecutivo o secretario al entorno digital.

Y, durante los últimos años, especialmente a raíz de la pandemia, es un perfil profesional que no ha dejado de crecer. Si quieres saber cómo iniciarte en esta profesión, te aconsejamos echar un vistazo a los ejemplos de CV de CVMaker para saber qué deberías destacar de ti.

Habilidades de estos profesionales

Saber cuáles son las aptitudes profesionales que deberían tener las personas que se dediquen a ser asistente virtual es clave si te estás planteando dar un giro a tu trayectoria. A continuación, te contamos cuáles son las habilidades más importantes de estos profesionales. Y, para ello, vamos a hablar de dos grandes tipos de habilidades:

Habilidades técnicas

Son aquellas competencias técnicas que deben tener los asistentes virtuales para desempeñar su trabajo:

Manejo de herramientas digitales diversas: de organización, de comunicación, procesadores de texto, programas y aplicaciones, etc. En el caso de los asistentes virtuales, además, es fundamental saber utilizar herramientas de organización como Trello o Asana, puesto que van a ser la vía de comunicación y transmisión de tareas principal con sus clientes.
Conocimiento de herramientas específicas. Si existen herramientas concretas que se utilizan solo en un sector, los asistentes virtuales deben conocerlas. Por ejemplo, un asistente virtual de un contable debe saber cómo utilizar programas de contabilidad.
Capacidad para gestionar y organizar el tiempo. Es fundamental que los asistentes virtuales realicen una buena planificación de su tiempo para poder desempeñar todas las tareas que se les adjudican.
Gestión de redes sociales y canales digitales. Saber desenvolverse a la hora de crear contenido para redes sociales o utilizar plataformas de email marketing, por ejemplo, son aptitudes muy necesarias para ser un asistente virtual competente.

Habilidades sociales e interpersonales

Además de las habilidades técnicas, los profesionales deben contar con ciertas habilidades de carácter más social, esenciales para mantener una buena relación profesional con sus clientes y equipos:

Buena comunicación. Desarrollar una comunicación fluida, transparente y ágil con tus clientes es muy importante. No solo para transmitir adecuadamente tu mensaje, sino también para captar lo que quiere el cliente.
Proactividad. Los puestos de trabajo que son 100% digitales no tienen el componente de presencialidad, lo que obliga a los trabajadores a ser más proactivos para mantener una relación estrecha con las personas para las que trabajan.
Autonomía. Una de las razones por las que cada vez más personas contratan a asistentes virtuales es para disponer de más tiempo para sí mismos. Por tanto, la autonomía y la independencia para desempeñar ciertas tareas es una de las habilidades más demandadas en ellos.
Capacidad de adaptación. Otra de las cualidades que mejor define a los asistentes virtuales es la capacidad de adaptarse a las necesidades nuevas que surjan cada día.
Actitud resolutiva. Por la misma razón por las que los clientes que confían en asistentes virtuales piden que estos profesionales sean relativamente autónomos, también es importante que sean resolutivos. De lo contrario, será difícil delegar en ellos.

¿Qué tareas desempeñan?

Responder a esta pregunta no es sencillo, puesto que hay determinados sectores en los que los asistentes virtuales tengan que realizar labores más específicas según el nicho de mercado. No obstante, de forma general, estas son algunas de las tareas más habituales:

Organización de agendas y calendarización de eventos.
Gestión y clasificación de correos electrónicos.
Gestión y organización documental.
Redacción de informes y documentos.
Atención al cliente.
Ejecución y análisis de bases de datos.
Facturación y contabilidad.
Creación de contenidos para los canales digitales y las redes sociales.
Actualización de la página web.

Ventajas de trabajar como asistente virtual

El auge de la salida profesional de la que hablamos en este artículo no es casual, sino consecuencia del elevado número de ventajas que reporta. Entre ellas, destacamos las siguientes:

Versatilidad. El trabajo de asistente virtual puede ser muy versátil en función del sector al que se dedique cada cliente. De esta forma, se rompe la monotonía que podrían acarrear algunas de las tareas si estas fueran en exclusiva para un único cliente.
Flexibilidad. Otra de las ventajas más evidentes de desarrollar este tipo de trabajo es la flexibilidad a la hora de organizar tu horario. Consensuándolo previamente con el cliente, puedes adecuarlo a sus necesidades de forma más ágil que en una oficina presencial.
Conciliación. Trabajar de forma remota ofrece una facilidad para conciliar la vida laboral con la familiar que no ofrece un trabajo presencial. El ahorro de tiempo en transportes y la capacidad de gestionar el tiempo de trabajo de forma más personalizada es clave para ello.
Ingresos adicionales. Hay algunas personas que se dedican a ser asistente virtual de forma parcial, compaginándolo con otros trabajos de media jornada, por ejemplo.
Trabajo desde cualquier lugar. Por último, trabajar como asistente virtual no exige estar físicamente en una ubicación concreta. Es decir, puedes trabajar desde cualquier lugar siempre que haya conexión a Internet.

Consejos para tener éxito como asistente virtual

Trabajar como asistente virtual supone una oportunidad para un giro en tu trayectoria profesional y recuperar la motivación y la ilusión por el trabajo. Pero, para ayudarte a tener éxito en este nuevo camino, te damos algunas claves a tener en cuenta:

Cuida tu carta de presentación. Elabora un buen currículum o portfolio en el que se refleje adecuadamente aquellos aspectos que más quieras destacar de tu experiencia profesional. Enfócate en el sector al que te vas a dirigir y preocúpate por mostrar las aptitudes que tengas más interesantes para el mismo.
Estudia el sector al que te diriges. Si quieres especializarte como asistente virtual de un tipo de empresas, analiza bien cómo es ese sector, qué necesidades tienen las empresas y cómo puedes ofrecer soluciones. Además, investiga cuáles son las herramientas que deberías dominar con antelación.
Aprende a organizar el tiempo. Una de las claves del éxito de un buen asistente virtual es tener gran capacidad de planificación del tiempo. De esta forma, aumentará tu productividad y podrás abarcar una cartera de clientes más amplia.
Empieza compaginándolo con tu trabajo. Si tienes posibilidad de introducirte progresivamente como asistente virtual y puedes compaginarlo con tu trabajo, evitarás la sensación de agobio que supone enfrentarte a un nuevo reto profesional sin ningún seguro.
Mantén actividad en tus perfiles de redes o en plataformas profesionales. Tanto si tienes una cuenta de redes sociales como LinkedIn, como si tienes presencia en plataformas que conectan profesionales, procura mantener actividad de forma regular. Esto te ayudará a incrementar tu alcance y ser más visible para potenciales clientes.
Sé resolutivo. Un asistente virtual que tiene capacidad para resolver problemas que van surgiendo es un activo de gran valor para las empresas. Esta cualidad bien desarrollada es una de las claves para fidelizar a tus clientes.

En definitiva, ejercer de asistente virtual es una alternativa profesional con la que conseguirás un trabajo cómodo, estable y del que podrás extraer numerosas ventajas. También es importante estar al tanto de los aspectos menos positivos para sobreponerte a ellos y tener éxito.

Ten en cuenta que la competencia es alta, así que debes encontrar la fórmula más adecuada para destacar sobre los demás y engrosar tu cartera de clientes a los que ayudar. ¡En CVMaker sabemos cómo ayudarte a crear el currículum perfecto para atraer a nuevos clientes!

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