"Con Kit Digital hemos conseguido optimizar procesos y mejorar los flujos de trabajo internos"
Totenart moderniza su gestión gracias a Kit Digital, reforzando su presencia internacional y liberando recursos para la atención al cliente
Totenart.com nació como una tienda especializada en Grabado calcográfico, Xilografía y Litografía. Pero como ellos mismos relatan, se dieron cuenta de las dificultades que había entre los artistas grabadores para poder acceder a materiales específicos para técnicas de arte seriado y crearon un espacio donde todos los grabadores encontraran una rápida respuesta a sus necesidades. Hoy en día son un referente online para grabadores, ofreciendo incluso alquiler de tórculos. Ahora, han reforzado su presencia online gracias a Kit Digital, sin perder nada de su esencia original.
Desde 1999, y en pleno centro de la ciudad, se encuentra la tienda donde nos atiende César Villarreal, quien explica que “Totenart.com empezó porque detectamos la necesidad de que los estudiantes de Bellas Artes tenían problemas para encontrar ciertos productos. Entonces, buscando solucionar esa problemática, es cuando pensamos en montar la empresa. Eso fue en el año 99, pero con la evolución lógica del tiempo, los artistas es habitual que realicen varias técnicas y por ello lo que tuvimos que hacer es ir empleando los materiales para poder dar servicio a toda la demanda que tenían nuestros clientes”.
Kit Digital es un programa del Gobierno de España, gestionado por Red.es, financiado por la Unión Europea a través de los fondos NextGenerationEU en el marco del Plan de recuperación y que cuenta con la Cámara de España como entidad colaboradora. Este programa, hasta la fecha, ha concedido más de 839.000 ayudas a nivel nacional lo que supone más de 3.300 millones de euros. Ha llegado al 100% de las provincias españolas y a más de 90% de los municipios.
Desde el año 2000 tienen su web, así como presencia en internet. Pero fue en 2007 cuando lanzaron la primera tienda online que, además, fue la primera tienda online del sector. En Totenart.com, gracias al programa Kit Digital, aseveran que “tienen un ERP con el cual gestionamos tanto las ventas en tienda física como las ventas online. Antes de Kit Digital era correcta, pero era mejorable. Tanto la atención al cliente, como la optimización logística, como una preparación ágil de los pedidos era un poco lo que buscábamos, y era lo que teníamos que mejorar. Era lo que teníamos que optimizar”.
Digitalización para la eficiencia
Esto fue lo que les llevó a solicitar Kit Digital. Según Villarreal, “los objetivos principales para optar a Kit Digital fueron conseguir una optimización muy grande en el almacén porque nosotros nos movíamos con papel, preparábamos los pedidos, el picking, lo hacíamos con un papel y gracias a Kit Digital pudimos mejorar este proceso, y pudimos realizar un picking ya con PDA de forma mucho más ágil, con menos errores, con una velocidad mayor y una satisfacción mayor por parte del cliente”.
Internacionalización y agilidad
Gracias a Kit Digital “lo que hemos hecho es que hemos podido mejorar nuestra presencia en Portugal a nivel internacional. Hemos empezado por Portugal, pero también hemos podido mejorar nuestra presencia en redes sociales y hemos mejorado la gestión interna a nivel de trabajo”.
Pero no solo eso, es que gracias a Kit Digital también han conseguido una agilización muy necesaria para un negocio del siglo XXI. César Villarreal explica que “ciertos trabajos que eran repetitivos obligaban a estar una persona invirtiendo mucho tiempo, pero gracias a Kit Digital hemos podido agilizarlo mucho, hemos podido generar una serie de automatizaciones que nos han permitido mejorar mucho en estos flujos. Después de aplicar Kit Digital sobre todo, lo que hemos conseguido es una optimización de los tiempos de respuesta en cuanto al equipo, ya que al haber automatizado ciertos procesos, esas personas quedaban liberadas para mejorar la atención al cliente, mejorar en desarrollo de nuevas líneas de producto y todo esto”.
En cuanto a la internacionalización, han logrado “trabajar mucho mejor en Portugal. Está pendiente avanzar en Europa, en el resto de los países de Europa, pero de momento nos hemos centrado en mejorar Portugal y nos ha ayudado bastante el tema digital en conjunto”.
La valoración de Kit Digital ha sido muy positiva
Preguntado por la valoración que hacen de Kit Digital, dice César Villarreal que “ha sido muy positiva. Nos ha permitido optimizar procesos, nos ha permitido mejorar los flujos de trabajo internos que realizábamos dentro de la empresa. La valoración es máxima. Nos ha ayudado mucho, y recomendamos a todas las empresas que puedan acogerse y acometer esta serie de cambios que los ejecuten porque es que les van a permitir ser mucho más eficientes, ser mucho más productivos y que la satisfacción de sus clientes sea mayor. Y además ha sido maravilloso”.
Proceso fácil, sencillo y ágil
Para solicitar las ayudas, lo primero que el empresario debe hacer es registrarse en la plataforma www.acelerapyme.es y completar un test de autodiagnóstico, que mide el grado de madurez digital de la empresa. Una vez hecho el registro, el siguiente paso es solicitar el bono digital en la sede electrónica de Red.es.
Si algo ha caracterizado a este programa es la agilidad y la facilidad. Bajo el lema de ‘cero papeles’ y gracias a herramientas de robotización, Red.es ha conseguido agilizar el proceso de forma que se ha logrado reducir el tiempo de tramitación de un expediente de tres horas de media a tres minutos. Se han llevado a cabo, hasta la fecha, alrededor de 20 millones de consultas automatizadas. Esto se traduce en que, si la pyme o autónomo/a cumple los requisitos y realiza correctamente la solicitud, se le concede la ayuda en solo 15 días.
Una vez concedida la ayuda, las empresas beneficiarias de Kit Digital pueden acceder a un amplio catálogo de soluciones digitales que se pueden consultar en la web www.acelerapyme.es y firmar los acuerdos de prestación de soluciones digitales.
El plazo para solicitar la ayuda está abierto hasta el 31 de octubre de 2025 a las 11 horas. Solo quedan abiertas dos convocatorias, la dirigida a comunidades de bienes, sociedades civiles con actividad mercantil, sociedades civiles profesionales y explotaciones agrarias de titularidad compartida, y la convocatoria dirigida a empresas de entre 0 y menos de 3 empleados.
Para más información las empresas interesadas pueden llamar al 900 909 001 o rellenar el siguiente formulario: https://www.acelerapyme.gob.es/contacto
