"Kit Digital ha sido una oportunidad real para modernizarnos y dar un salto de calidad"
Prevecam, empresa albaceteña con más de 20 años de experiencia en prevención de riesgos laborales, ha transformado su gestión interna con nuevas herramientas digitales
En el competitivo sector de la prevención de riesgos laborales, la capacidad de adaptarse a los cambios tecnológicos marca la diferencia entre estancarse o avanzar. Esa ha sido la filosofía que ha guiado a Grupo Prevecam, una empresa con sede en Albacete que desde hace más de 21 años ofrece servicios integrales en prevención, formación y consultoría a empresas de toda Castilla-La Mancha.
Su evolución reciente es un ejemplo de cómo las ayudas públicas a la digitalización, como el Kit Digital y el Kit Consulting, están permitiendo a las pymes dar un salto decisivo hacia la modernización.
“Llevamos más de dos décadas atendiendo a empresas de todos los sectores —construcción, agricultura, oficinas o servicios— y sabíamos que para mantener la calidad necesitábamos modernizar nuestras herramientas de gestión”, explica Francisco Abarca, director financiero y de Recursos Humanos del grupo.
Antes de solicitar la ayuda de Kit Digital, el principal reto al que se enfrentaban era la obsolescencia del software interno que utilizaban para coordinar los diferentes departamentos. “Teníamos un programa hecho a medida para nuestros procesos, pero se había quedado desfasado. Actualizarlo suponía una inversión muy grande, y fue Kit Digital el que nos animó a dar ese paso”, recuerda.
Kit Digital es un programa del Gobierno de España, gestionado por Red.es, financiado por la Unión Europea a través de los fondos NextGenerationEU en el marco del Plan de recuperación y que cuenta con la Cámara de España como entidad colaboradora. Este programa, hasta la fecha, ha concedido más de 839.000 ayudas a nivel nacional lo que supone más de 3.300 millones de euros. Ha llegado al 100% de las provincias españolas y a más de 90% de los municipios.
De la necesidad a la oportunidad
El impulso de Kit Digital, una iniciativa del Gobierno de España cofinanciada por los fondos europeos NextGenerationEU, permitió a Grupo Prevecam renovar su intranet corporativa y dotarla de nuevas funcionalidades. Este salto tecnológico no solo ha modernizado su sistema de gestión, sino que ha mejorado la coordinación entre departamentos, optimizado los procesos internos y reforzado la atención al cliente.
“Para nosotros era urgente modernizar la intranet porque es la herramienta que utilizan todos los trabajadores de la empresa. Es la que nos da información sobre las empresas que atendemos, cómo las atendemos y qué necesidades tienen nuestros clientes”, detalla Abarca. Gracias a la ayuda, pudieron desarrollar un nuevo programa que integra módulos ERP (para la gestión interna de recursos) y CRM (para el seguimiento comercial y de clientes).
El resultado ha sido una mayor eficiencia operativa, especialmente en la coordinación de las distintas áreas de la compañía: prevención de riesgos laborales, vigilancia de la salud, formación y consultoría. “Somos una empresa con muchos servicios y especialistas. Cada departamento tiene su propio director y necesita estar en constante comunicación. La nueva herramienta nos ha permitido conectar toda esa información en tiempo real”, explica el responsable financiero.
Implantación cómoda y segura
Uno de los aspectos más valorados por el equipo de Prevecam ha sido la facilidad del proceso de implantación. El proveedor digitalizador ya conocía el funcionamiento de la empresa y pudo adaptar las soluciones tecnológicas a sus necesidades sin interrumpir la actividad diaria.
“Hicimos pruebas en un entorno beta, sin interferir en el trabajo con los clientes. Una vez que comprobamos que todo funcionaba correctamente, pasamos el sistema al entorno real”, detalla Abarca. Aunque reconoce que siempre surgen pequeños contratiempos en un proceso de este tipo, subraya que la respuesta fue rápida y eficaz. “Lo importante es que el cambio fue cómodo y seguro, y eso nos ha dado mucha confianza”.
El nuevo sistema ha permitido automatizar procesos, mejorar la trazabilidad de los servicios y garantizar un control más preciso sobre los plazos y obligaciones legales de cada cliente. “Nuestros técnicos trabajan con agendas digitales que les indican qué empresas deben atender y cuándo. Gracias a la digitalización, podemos asegurar que todas las empresas estén cubiertas y cumplan con los requisitos legales”, comenta.
Informar para prevenir
Además de mejorar la gestión interna, Prevecam ha apostado por reforzar su papel como fuente de información especializada. En paralelo a la renovación de su intranet, la empresa ha desarrollado un blog corporativo en el que publica actualizaciones sobre legislación laboral, protocolos de seguridad, planes de igualdad y otras obligaciones empresariales.
“Más que una herramienta de marketing, lo consideramos un servicio informativo”, aclara Abarca. “Queremos que nuestros clientes estén bien informados. Si una empresa no cumple algún aspecto legal, al menos que sea consciente de ello. Nuestra filosofía siempre ha sido la de acompañar, informar y ayudar a cumplir la normativa”.
Esta nueva vía de comunicación digital no solo refuerza la relación con los clientes, sino que también mejora la imagen de marca de Prevecam como una empresa cercana, moderna y comprometida con la seguridad y el cumplimiento normativo.
El valor de la tecnología a medida
Una de las claves del éxito del proyecto ha sido el diseño personalizado del software. “No nos sirven programas genéricos”, insiste Abarca. “Necesitamos herramientas adaptadas a nuestra estructura, porque ofrecemos muchos tipos de servicios y cada uno tiene sus particularidades. Lo importante para nosotros es poder controlar todos los procesos, garantizar la calidad de los servicios y saber en todo momento cómo están funcionando las cosas”.
El nuevo sistema les ha permitido obtener una visión global del negocio, identificar incidencias de forma anticipada y mejorar la comunicación entre las áreas técnicas y la dirección. En definitiva, una digitalización orientada a la eficiencia y al control de calidad.
De Kit Digital a Kit Consulting: la nueva fase de innovación
Tras el éxito de la implantación de Kit Digital, Grupo Prevecam ha decidido seguir avanzando en su transformación digital con la ayuda de Kit Consulting, una nueva línea de apoyo destinada a promover el uso de tecnologías más avanzadas como la ciberseguridad o la inteligencia artificial.
“Actualmente estamos centrando el proyecto en dos áreas clave: la ciberseguridad y la inteligencia artificial”, explica Abarca. “Queremos desarrollar un chatbot interno capaz de buscar información dentro de nuestra base de datos para facilitar el trabajo de los técnicos. Por ejemplo, que un empleado pueda pedir el reconocimiento médico de un trabajador y el sistema lo localice automáticamente. Eso ahorra tiempo, evita errores y mejora la atención”.
Esta apuesta por la automatización permitirá a la empresa gestionar más clientes, reducir tiempos de respuesta y aumentar su capacidad operativa sin renunciar al trato personalizado que caracteriza a su servicio. “Las herramientas digitales nos ayudan a trabajar más rápido y de forma más ágil, pero siempre con el mismo compromiso de calidad”, afirma el responsable financiero.
Una experiencia que marca el camino
La experiencia con Kit Digital y Kit Consulting ha reforzado la convicción de Grupo Prevecam de que la digitalización no es solo una inversión tecnológica, sino una decisión estratégica. “Yo siempre he pensado que la inversión en tecnología es lo más importante hoy en día. Nos permite tener control sobre la empresa, agilizar procesos y disponer de información para tomar decisiones acertadas”, asegura Abarca.
Por eso, no duda en recomendar a otras empresas del sector —y de cualquier ámbito— que se sumen a estas iniciativas. “Kit Digital ha sido una oportunidad real para modernizarnos y dar un salto de calidad. Sin este tipo de ayudas, muchos proyectos se quedarían en el cajón. Ahora, gracias a ellas, las pymes tenemos la posibilidad de competir en igualdad de condiciones”.
Con esta modernización, Grupo Prevecam no solo ha digitalizado su estructura interna: ha sentado las bases para un modelo de gestión más eficiente, transparente y orientado al futuro. Un ejemplo de cómo la innovación, cuando se acompaña de visión y compromiso, puede transformar la forma de trabajar de una empresa y reforzar su liderazgo en el sector.
El plazo para solicitar la ayuda de Kit Digital finaliza el 31 de octubre
Las empresas que aún no hayan solicitado la ayuda pueden hacerlo hasta el 31 de octubre de 2025 a las 11 horas. Solo quedan abiertas dos convocatorias, la dirigida a comunidades de bienes, sociedades civiles con actividad mercantil, sociedades civiles profesionales y explotaciones agrarias de titularidad compartida, y la convocatoria dirigida a empresas de entre 0 y menos de 3 empleados.
Proceso fácil, sencillo y ágil
Para solicitar las ayudas, lo primero que el empresario debe hacer es registrarse en la plataforma www.acelerapyme.es y completar un test de autodiagnóstico, que mide el grado de madurez digital de la empresa. Una vez hecho el registro, el siguiente paso es solicitar el bono digital en la sede electrónica de Red.es.
Si algo ha caracterizado a este programa es la agilidad y la facilidad. Bajo el lema de ‘cero papeles’ y gracias a herramientas de robotización, Red.es ha conseguido agilizar el proceso de forma que se ha logrado reducir el tiempo de tramitación de un expediente de tres horas de media a tres minutos. Se han llevado a cabo, hasta la fecha, alrededor de 20 millones de consultas automatizadas. Esto se traduce en que, si la pyme o autónomo/a cumple los requisitos y realiza correctamente la solicitud, se le concede la ayuda en solo 15 días.
Una vez concedida la ayuda, las empresas beneficiarias de Kit Digital pueden acceder a un amplio catálogo de soluciones digitales que se pueden consultar en la web www.acelerapyme.es y firmar los acuerdos de prestación de soluciones digitales.
Para más información las empresas interesadas pueden llamar al 900 909 001 o rellenar el siguiente formulario: https://www.acelerapyme.gob.es/contacto
