Google no deja de anunciar nuevas funcionalidades de su Workspace basadas en inteligencia artificial [IA]. Está claro que quiere demostrar que su suite de “ofimática” [como se decía en los 2000 para referirse al clásico grupo de herramientas de correo electrónico, procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones, principalmente] está por lo menos a la altura, si no por encima, de las soluciones de Apple y Microsoft.
Con estos 5 trucos, le vas a sacar todo el partido a la IA de Google Workspace
Por eso, como la cosa parece ir tan deprisa que no hay manera de mantenerse al día, hoy me he dedicado a probar qué tal van las nuevas funcionalidades y te resumo cuáles son los cinco trucos más útiles para aprovechar la IA de Google Workspace.
Sube todos los documentos de un proyecto y genera un “podcast” con los puntos más importantes
Escucha tus documentos
Hace algo menos de un mes, te contaba cómo crear un podcast con IA y ahí te hablaba de Notebook LM. Esta herramienta te permite copiar los enlaces de los documentos que tengas y pedirle que te haga un resumen de cada una de ellas o, directamente, que te cree un audio con los puntos más importantes del total.
Y aquí viene el primer truco. Imagina que tienes, por ejemplo, un montón de documentos sobre un mismo proyecto. Los subes a Notebook LM y le pides que cree un audio con el estado actual, las acciones que están pendientes, las fechas clave… Lo que necesites.
Y el segundo, porque incluso, puedes darle un toque “podcast”, con dos presentadores, para que se te haga todavía más ameno. Eso sí, como ya te dije en su momento, la funcionalidad de Audio Overview hasta ahora está en inglés y no es perfecta. Pero Google la está mejorando casi día a día, así que, prueba de vez en cuando para saber cómo te puede ayudar en cada momento.
Dentro de poco, también podrás directamente escuchar los documentos. Esta funcionalidad todavía no está disponible, pero Google ya la ha anunciado y tiene bastante buena pinta, la verdad.
Correos con ayuda
Aunque parezca increíble, hay muchas personas que todavía no conocen “Ayúdame a escribir” en Gmail, el correo electrónico de Google. Por eso, el tercer truco es que, en lugar de ponerte a redactar cada frase, lo que haces es abrir un borrador de mensaje, hacer clic en el botón del lápiz con estrellas y contarle a la IA qué quieres decir más o menos.
A partir de tus instrucciones, generará un mensaje completo y redactado, que -por supuesto- tú puedes revisar y corregir luego. Es bastante útil, sobre todo si son correos poco importantes a los que no les quieres dedicar mucho tiempo.
Aquí viene el cuarto truco que, probablemente, no has utilizado hasta ahora. Si tienes un documento en Docs, copia el enlace. Vete a Gmail. También tienes otra opción: puedes, directamente desde el documento, en “Insertar” > “Elementos de creación” > “Borrador de correo” y te aparecerá en el documento; haz clic en la “M” y lo verás en Gmail, que es más cómodo.
Lo que he hecho es, con el enlace del documento copiado, utilizar “Ayúdame a escribir”. La instrucción que le he dado es: “Haz un resumen de los puntos clave de este documento”; y he pegado el enlace.
Ya está, ha generado el correo y todo perfecto, listo para enviar.
Mejora tus presentaciones
Para hacer una presentación, también puedes aprovechar la IA. Te cuento lo que he hecho yo y, de paso, te llevas el quinto truco. Lo primero, en Google Slides he ido a “Extensiones” y me he instalado Chat GPT para Google.
A partir de aquí, he hecho todo tipo de cosas. Por ejemplo, le he pedido que genere una imagen para la portada y para cada una de las diapositivas. Para no volverme loco, directamente le he copiado y pegado el texto de cada una de ellas y así me he asegurado de que van a ilustrar bien el tema.
Incluso, cuando he terminado de hacer la presentación, no me acababa de convencer el diseño. Así que, le he dicho que creara uno más moderno y que lo aplicase a todas las diapositivas. Rápido y sin líos.
Navega por tus datos
Y te regalo un truco adicional. Si usas Google Sheets, puedes utilizar las funcionalidades de IA para analizar los datos. En mi caso, como ya te he dicho que tengo la extensión de Chat GPT, solo tengo que darle las instrucciones.
También genera gráficos con solo seleccionar los datos que quieres que tenga en cuenta. También le puedes cambiar el tipo de gráfico o los colores y el estilo.
Lo que te recomiendo es que dediques un poco de tiempo a probar diferentes herramientas y funcionalidades, sobre todo si hay tareas que realizas con cierta regularidad. Verás cuánto tiempo puedes ahorrar.