Contabilidad para autónomos: qué libros son obligatorios y qué plazos hay que cumplir

Una de las confusiones más extendidas entre quienes se dan de alta como autónomos es pensar que están obligados a llevar contabilidad en el sentido pleno de la palabra, con plan contable, asientos y cuentas anuales. En la mayoría de los casos no es así. Lo que la norma exige a un autónomo son libros registro, que es algo bastante más sencillo.

Este artículo aclara qué tienes que llevar según tu situación, con qué plazos y qué diferencia hay entre unas obligaciones y otras. Y aunque para cumplir basta con orden y constancia, conviene saber que buena parte del trabajo repetitivo se puede automatizar con programas de contabilidad para autónomos, sobre todo el registro de gastos y el cuadre trimestral, que es donde se concentran los errores.

Primero: en qué régimen estás

Tus obligaciones dependen del régimen por el que tributes.

• Estimación directa simplificada. Es el régimen de la mayoría de autónomos en España. Se aplica cuando la cifra de negocio del conjunto de actividades no supera los 600.000 euros anuales y no se ha renunciado expresamente al régimen.
• Estimación directa normal. Se aplica al superar ese umbral o al renunciar a la simplificada.
• Estimación objetiva, conocida como módulos. Régimen específico para determinadas actividades, con obligaciones formales distintas y con el modelo 131 en lugar del 130.

La diferencia importante para lo que nos ocupa es esta: en estimación directa simplificada, y en normal cuando la actividad no tiene carácter mercantil, basta con llevar libros registro. En estimación directa normal con actividad mercantil, la obligación sube de nivel y hay que llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Qué libros tienes que llevar

Para un autónomo en estimación directa simplificada con actividad empresarial, los libros habituales son tres:

• Libro registro de ventas e ingresos. Toda factura emitida, con fecha, número, cliente, base imponible e impuestos.
• Libro registro de compras y gastos. Todo gasto afecto a la actividad, con los mismos datos del lado del proveedor.
• Libro registro de bienes de inversión. Los elementos del inmovilizado que se amortizan a lo largo de varios ejercicios.

Si tu actividad es profesional, se añade un cuarto:

• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos. Cantidades que recibes o adelantas por cuenta del cliente y que no forman parte de tus ingresos.

A esto se suman los libros registro de IVA, obligatorios para toda actividad sujeta al impuesto: facturas expedidas, facturas recibidas y, en su caso, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

En la práctica, la Agencia Tributaria permite llevar libros unificados para IVA e IRPF, lo que evita duplicar el trabajo y facilita después la cumplimentación de los modelos trimestrales.

En qué formato

La norma no exige un soporte concreto siempre que la información requerida esté completa: fecha, número de factura, descripción, importe y datos del emisor o receptor. Puedes llevarlos en papel, en hoja de cálculo o en software.

Ahora bien, hay un matiz que conviene no confundir. Los libros registro pueden llevarse en hoja de cálculo, pero las facturas que emites no pueden generarse en hoja de cálculo a partir de las fechas de obligatoriedad de Verifactu. Son dos obligaciones distintas y solo la segunda impone requisitos técnicos al sistema.

El calendario que hay que cumplir

Los modelos habituales de un autónomo en estimación directa son estos.

• Modelo 303, autoliquidación del IVA. Trimestral, del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre.
• Modelo 130, pago fraccionado del IRPF. Mismos plazos. Se aplica con carácter general el 20 por ciento sobre el rendimiento neto acumulado desde el 1 de enero, descontando pagos anteriores y retenciones soportadas. Es acumulativo, no trimestral en sentido estricto.
• Modelo 111, retenciones. Solo si tienes trabajadores o si pagas facturas de profesionales con retención. Mismos plazos trimestrales.
• Modelo 390, resumen anual de IVA. En enero, con excepciones según el régimen y el tipo de actividad.
• Modelo 347, operaciones con terceros. En febrero, para operaciones que superen el umbral establecido con un mismo tercero.
• Modelo 190, resumen anual de retenciones. En enero, si presentas el 111.

Un detalle práctico: si domicilias el pago, el plazo se acorta varios días respecto a la fecha límite de presentación. Conviene tenerlo anotado, porque es causa frecuente de recargos evitables.

Una excepción del modelo 130 que mucha gente desconoce

No están obligados a presentar el modelo 130 los profesionales cuyas facturas del año anterior llevaran retención de IRPF en al menos el 70 por ciento de sus ingresos. La lógica es sencilla: si tus clientes ya te retienen, ese es el pago a cuenta.

Es una situación muy común entre profesionales que facturan exclusivamente a empresas, y sin embargo bastantes siguen presentando el modelo sin necesidad.

Los errores más frecuentes

• Registrar gastos sin factura completa. El ticket sin datos fiscales no sirve para deducir IVA.
• Dejar el registro para el final del trimestre. Es cuando aparecen las facturas perdidas y los gastos que ya nadie recuerda.
• Mezclar cuenta personal y profesional. No está prohibido, pero convierte cualquier revisión en un ejercicio de arqueología.
• Olvidar los libros de bienes de inversión. Es el que menos se lleva y el que más problemas da si hay comprobación.

Cuánto tiempo conservar todo

Con carácter general, cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, que es el plazo de prescripción tributaria. Para bienes de inversión y elementos que se amortizan, el plazo se extiende porque la comprobación puede alcanzar ejercicios anteriores.

Conservar de más nunca ha dado un problema a nadie. Lo contrario, sí.

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