Reservar una sala de reuniones y luego no utilizarla no parece, a primera vista, un gran problema. Cancelaciones de última hora, una agenda que cambia, una convocatoria que nadie libera…
Las “reuniones fantasma” impactan en la sostenibilidad y la economía de las empresas
Pero, en una empresa con decenas o cientos de espacios compartidos, ese gesto cotidiano tiene un coste: salas bloqueadas, equipos preparados para funcionar, climatización en marcha y empleados buscando un espacio libre mientras algunas salas están vacías.
He hablado con Agustín Santos, Head of Direct Engagement de Logitech para España y Portugal, quien lo resume con una expresión muy clara: “reuniones fantasma”.
El 25% de las que se convocan son reuniones fantasma
Reservar y no usar
El problema, según señala, no es solo organizativo, sino también económico y energético: “Al final tienes una infraestructura, tienes el aire acondicionado, tienes la luz y luego la gente no accede a esas salas”.
Logitech calcula que este fenómeno no es anecdótico: “Estimamos que un 25% de las que se convocan son reuniones fantasma”, afirma Santos. Es decir, una de cada cuatro reuniones reservadas podría acabar ocupando espacio en el sistema de gestión de salas, pero no en la realidad física de la oficina.
El coste oculto de una sala que nadie usa
El impacto de esas reuniones fantasma va más allá de una sala desaprovechada. Santos insiste en que, “cuando la reservas, muchas veces los equipos se ponen en modo de uso, con lo cual gastan más energía”. A eso se suma “toda la parte de infraestructura”, que también puede activarse o incrementar su consumo.
“Hay una serie de costes implícitos cuando reservas una sala y no apareces”, resume. Detectar ese patrón permite “ahorrar energía” y, al mismo tiempo, “darle más recursos a la empresa”.
A eso se añade el impacto en otras personas que podrían usarla: “Muchas veces nos pasa que ves una sala ocupada en la que no hay nadie y la gente está en el pasillo”, señala Santos.
La cuestión afecta a grandes corporaciones, pero también a compañías medianas e incluso pymes. “Esto vale para casi cualquier empresa”, apunta. Lo importante, según explica, es pasar de la percepción a los datos: saber qué salas se usan, cuánto se usan, cuántas personas entran realmente y qué consumo energético está asociado a ese uso.
Medir cómo se usan realmente los espacios
La clave está en analizar “cuánta gente hay de media por reunión”, “cuántas horas se utiliza la sala al día en videoconferencia” y distintos parámetros ambientales, como “calidad del aire”, “coste de energía” o “nivel de CO2”. Esa información puede ayudar a ajustar mejor climatización, iluminación y distribución de espacios. También es importante detectar si una sala está sobredimensionada para el uso que recibe.
El dato de ocupación es especialmente importante en un momento en el que las oficinas han cambiado. Antes de la pandemia, muchas empresas diseñaban sus espacios pensando en reuniones presenciales de 15, 20 o 25 personas. Ahora, en cambio, “en el trabajo híbrido, en la oficina hay tres personas y el resto está en remoto. ¿Para qué tienes una sala de reuniones de 25 personas si se está utilizando solamente por tres?”, plantea.
El trabajo híbrido obliga a rediseñar las oficinas
Para Logitech, medir el uso de los espacios no solo sirve para ahorrar energía, sino para rediseñar mejor la oficina. Ahora, según explica, muchas organizaciones necesitan “más salas colaborativas con menos espacio”.
La tecnología, en este caso, no decide por la empresa, pero sí ofrece información para tomar mejores decisiones: “Somos capaces de medir toda esta dinámica del entorno colaborativo y hacerlo mucho más eficiente”, afirma Santos. Para él, la clave está en que las empresas puedan decidir “cómo quieren hacer los espacios de colaboración” a partir de datos reales y no solo de la planificación previa.
Que quien está en remoto no quede fuera
El otro gran cambio del trabajo híbrido tiene que ver con la experiencia de las personas que no están físicamente en la sala. Durante años, participar en remoto implicaba estar en desventaja: “Hasta antes de la pandemia, las personas en remoto no estaban igual de integradas que la gente que estaba en la sala”. Los presentes tenía una experiencia de colaboración distinta, porque quienes estaban fuera veían la reunión desde una posición más lejana y menos participativa.
Según Santos, ahora “da igual que la gente esté en físico o en remoto, para que todo el mundo colabore igual en la reunión. Da igual que esté dentro de la sala o fuera, dentro de la reunión de Teams, Zoom, Google, cualquier plataforma: se ven todos como un espacio de colaboración igual”, sostiene. El objetivo es una colaboración “de tú a tú, de igual a igual”.
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