La pandemia de la Covid-19 ha provocado muchas cosas, muchas de las cuales no vamos a ser capaces de apreciar en toda su dimensión hasta que no pase más tiempo que este último año y medio de confinamiento, crisis económica y medidas sanitarias. Pero una de las consecuencias más tangibles es la ‘bipolaridad’: pasamos de pensar que nada será igual a pretender que no hubiera pasado nada. Y esto, que se aplica a todos los ámbitos de la vida, resulta especialmente poco práctico cuando se trata de los negocios y del funcionamiento de las empresas.

La gestión del espacio por parte de las empresas es uno de esos ámbitos donde se necesitaba un cambio y que la pandemia ha acelerado que transformemos la necesidad en virtud. Es posible, no sólo ahorrar costes optimizando el espacio de trabajo, sino también respetar unas medidas de seguridad e higiene e incrementar la productividad y el bienestar de la plantilla a la vez.

Hace unos días, la Audiencia Nacional ha sentenciado que la práctica del ‘Hot Desk’ -asignar puestos a los trabajadores según reserva para optimizar el espacio- no atenta contra los derechos de los trabajadores, pero se puede ir más allá. No se trata sólo de hacer hotdesking y de que se pueda trabajar en menos metros cuadrados, sino también de que no hay excepciones a la hora de aplicarlo y de que cada trabajador y trabajadora pueda ocupar un espacio adaptado a sus necesidades, con el equipo y los materiales correctos a mano. En un centro de trabajo seguro, limpio y donde cada cual ocupa el espacio que necesita. Sin despachos vacíos, pero también sin las aglomeraciones, el ruido y la falta de intimidad del coworking.

Esto, que puede parecer utópico a primera vista, puede hacerse aplicando soluciones tecnológicas que existen desde hace tiempo y que, en el día a día de la empresa se resumen en: un teléfono móvil y unas pegatinas. Desde Bookker hemos empleado algo tan innovador como la realidad aumentada, big data e inteligencia artificial, no sólo porque sabemos y podemos hacerlo, sino porque usando la tecnología podemos hacer las cosas más fáciles a los demás.

Big Data e Inteligencia Artificial porque no se trata sólo de reservar puestos, sino de qué es lo que necesita quien hace la reserva. Hasta ahora los espacios se reservaban por jerarquía y no por función. Y mientras que los altos cargos suelen permanecer menos tiempo en sus despachos, los cargos medios y el resto de la plantilla necesitan hacer un uso más intensivo del espacio de trabajo. Es mejor programar las reservas para que un equipo de desarrollo pueda tener una reunión en una sala de reuniones con unas características determinadas y adaptadas a sus necesidades y que, seguramente, difieran y mucho de la ocupada a solas por un ejecutivo haciendo una videoconferencia.

Y Realidad Aumentada, porque somos grandes conocedores de esta tecnología, para que todo ello pueda consultarse a simple vista, mediante un sencillo sistema de etiquetas que, al ser leídas por la cámara del teléfono, muestran en pantalla información ‘flotando’ en cada uno de los espacios del centro de trabajo y la experiencia vaya un paso más allá. Sí, todo sin tocar nada, sin tener nada conectado ni desplegado por ningún sitio. ¿Magia? Puede que sí, puede que no.

¿Hay que optimizar gastos y espacio? Sin duda. ¿Hay que usar la tecnología? Es más que necesario y no hay mejor aliado. ¿Hay que incrementar la productividad? No se puede sobrevivir en el ecosistema económico de otro modo. Pero no se pueden abordar ninguno de esos esfuerzos por separado si se quiere tener éxito. Y, desde luego, para ponerlos al servicio de los activos más importantes de cualquier empresa: las personas que la forman.